1. 减轻劳动强度，提高操作效率

装满档案的架体可重达数吨重，即使架体及安装质量非常优秀，手摇一列轻松不吃力，但通常超过5列就会非常费力或不可行，但使用密集架的目的就是为了节省空间，当数十列密集架共享一个通道时，要开启靠近固定列的通道就会显得效率非常低下，需要如同蚂蚁搬家般进行多次操作才可完成，很容易使得档案管理员不愿意去开启密集架，档案取放不愿意及时处理而选择堆积事务集中处理，从而导致效率低下且容易出错。

手摇速度很慢，80cm的通道手摇需要20秒以上，而智能密集架的操作时间能在10秒以下。

密集架数量较多时，频繁操作密集架的开合，单纯靠手摇操作会让管理人员产生畏惧感及懒惰行为，从而降低档案管理的效率。

2. 适应信息化发展方向

现代社会是高度信息化的社会，传统手动密集架仍然需要电脑管理软件来管理存放的档案，但缺乏电脑管理软件与架体的信息互动。比如：档案存放的具体位置只能在管理软件上查看，而管理电脑通常与库房有一定距离，很难做到档案的精确位置管理。管理人员在库房无法实时与数据库进行信息互动，改变位置或发现错误等。

智能密集架在管理软件或智能设备上查找到的档案可远程开架，管理员只需要直接到提前开启的架体上取放档案，不需要记忆位置。管理员在架体的操作面板上可以查看架体的存放数量及目录，随时对照发现问题，减少错误提高管理水平。

库房的温湿度需要人工定期记录，现代的智能密集架系统具备自动温湿度记录及曲线查看功能，并具备温湿度超限告警功能。

智能密集架系统可以提供管理员之间或管理员与读者之间的一种文字交互平台。比如：管理员可以在所有列的操作液晶屏上显示：今天提前在15:30闭馆，请尽快办理手续。

智能密集架系统可以提供管理员之间或管理员与读者之间的一种语音交互平台。比如：管理员可以管理软件上输入文字，让系统自动语音播报：今天提前在15:30闭馆，请尽快办理手续。或者，输入一段文字留言转换语音给下一个管理员，提醒他（她）注意一些事项。

大型库房可以用不同颜色来区分不同的团体，甚至一个团体内的特定列，从而方便用户使用。比如：提醒到红色区域拿档案，或红色区域的蓝色列拿档案。

3. 提升管理水平

手动密集架全部信息管理完全依赖于管理计算机上的管理软件。智能密集架可实现管理软件、智能设备（平板电脑、智能手机等）、架体的信息融合及交互。例如档案的查询可在任意列的操作屏幕上进行并在人员到达目标架体前，提前远程打开架体。档案的存放位置变更、单个格位档案盘点等均可在任意位置进行。无人操作的架体可在规定时间自动处于关闭状态。定期让架体均匀打开让空气对流通风进行防潮。人员进入架体照明灯自动点亮，人员出架自动熄灭。档案存放位置精细化显示及语音播报等特性均大幅提升了档案管理能力及水平。

4. 安全性担忧

设计粗糙的产品在任何行业均存在安全性问题。具备本质安全的防挤压保护功能的系统能绝对确保使用人员的人身安全。

5. 可靠及稳定性担忧

很多用户不采用智能（电动）密集架是出于对系统可靠及稳定性的恐惧。智能（电动）密集架发展的十多年确实产生了许多良莠不齐的产品，一些不良产品也损害了行业声誉，有早期安装的产品目前很多都不能正常使用，即使现在有些公司的产品仍然存在问题。

良好设计的系统寿命能超过20年，比架体的寿命还长。对寿命问题的担心是不必要的，但对技术及厂家的选择是需要慎重考虑的。

6. RFID应用

RFID电子标签近年来在物联网中得到广泛的应用，在档案（图书）管理中也有很多实践。传统的条码管理简单、廉价，但条码读取只能在短距离的可视范围，操作效率不高。而RFID电子标签具备非接触式读取功能，盘点方便。在加装通道门情况下，具备防盗功能。

早期应用在档案（图书）中的电子标签大多采用13.56Mhz的高频，采用ISO 15693而不是ISO 14443B标准。特点是：技术成熟、标签体积大、读写距离近、标签价格高。

超高频电子标签应该是未来的趋势，因为其标签价格低、标签体积小、读写距离远。但超高频相比有一个小的缺陷：读写距离不连续，存在跳跃点（某些点读不到，稍微挪动位置又能读到。

近年应用上，超高频占据了主流。

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